El vuelo aterriza puntualmente en la Ciudad de México.
Un Vice President de la matriz llega para supervisar el arranque de una nueva línea de producción. Un ingeniero especializado viaja para instalar maquinaria crítica. Un director regional sostendrá reuniones con clientes estratégicos antes de anunciar una inversión multimillonaria. Un especialista impartirá capacitación técnica durante dos semanas.
Escenarios como éstos ocurren todos los días dentro de empresas multinacionales Y, precisamente por su frecuencia, suelen generar una falsa sensación de seguridad.
La mayoría de las organizaciones asume que, mientras el visitante no reciba un salario en México o no sea contratado por una entidad mexicana, el ingreso al país no representa un riesgo jurídico relevante.
Sin embargo, desde la perspectiva de cumplimiento, esa conclusión puede ser equivocada.
Hoy, las autoridades mexicanas analizan mucho más que la existencia de una visa. Lo que buscan verificar es que las actividades que realizará el visitante sean consistentes con la condición migratoria con la que pretende ingresar y que dicha movilidad internacional no genere incumplimientos en materia migratoria, laboral, fiscal o de seguridad social.
En otras palabras, un viaje de negocios puede convertirse en un asunto de Corporate Compliance. La movilidad internacional ya no es solamente un tema de Recursos Humanos
En muchas empresas, la organización de viajes internacionales continúa siendo un proceso principalmente administrativo; Se reservan vuelos, hoteles, Se agenda una serie de reuniones, etc.
Pero pocas veces alguien formula las preguntas jurídicas correctas.
* ¿La condición migratoria es la adecuada para las actividades que realizará?
* ¿Existe algún riesgo de que la autoridad considere que se están prestando servicios subordinados en México?
* ¿La visita podría generar obligaciones fiscales o de seguridad social?
* ¿La empresa mexicana cuenta con documentación suficiente para justificar la presencia del visitante?
Responder estas preguntas antes del viaje suele evitar contingencias significativamente más costosas.
Para una empresa multinacional, el verdadero riesgo no consiste únicamente en que un ejecutivo extranjero sea inadmitido al país.
El riesgo radica en la posible interrupción de proyectos estratégicos, retrasos operativos, investigaciones administrativas y contingencias que pueden involucrar a diversas autoridades.
Nuestra experiencia demuestra que muchas incidencias no obedecen a la falta de documentación, surgen porque los documentos cuentan historias distintas; la carta de invitación señala una finalidad, el visitante explica otra. La agenda refleja actividades diferentes, las reservas de viaje sugieren un periodo distinto.
Cuando esto ocurre, la autoridad naturalmente incrementa el nivel de revisión.
Por ello, una adecuada preparación previa implica construir una narrativa documental consistente.
Todos los documentos deben responder exactamente la misma historia:
* quién invita;
* por qué viaja;
* qué actividades realizará;
* durante cuánto tiempo permanecerá;
* quién cubrirá los gastos;
* cuál será la relación entre la empresa extranjera y la entidad mexicana.
- El cumplimiento comienza antes del viaje
Las empresas con programas maduros de Global Mobility han dejado de considerar el cumplimiento migratorio como un trámite.
Hoy lo gestionan como un componente de su estrategia de gestión de riesgos.
Antes de autorizar un viaje internacional, revisan de manera coordinada aspectos migratorios, laborales, fiscales y de seguridad social para asegurar que la movilidad de sus ejecutivos no genere contingencias para ninguna de las entidades del grupo.
- Una inversión protegida desde el primer día
La movilidad internacional seguirá creciendo conforme las cadenas globales de suministro se vuelvan más complejas. Precisamente por ello, las empresas necesitan procesos de revisión que acompañen esa expansión. Porque detrás de cada viaje existe mucho más que un boleto de avión, existe una inversión, existe un proyecto estratégico y existe un riesgo jurídico que puede prevenirse antes de despegar.
- Cinco preguntas que toda empresa debería responder antes de enviar personal extranjero a México
- ¿Qué actividades realizará exactamente el visitante?
- ¿La condición migratoria corresponde a dichas actividades?
- ¿Existe una carta de invitación consistente con el objeto del viaje?
- ¿La visita puede generar implicaciones laborales, fiscales o de seguridad social?
- ¿La empresa cuenta con un protocolo de Global Mobility para este tipo de desplazamientos?
En EC Rubio podemos apoyarte.
Mariana Herbert
Socia | Derecho Migratorio
